Welche Versicherungen dürfen Vermieter auf Mieter umlegen?

Die Rechtsgrundlage: § 2 Nr. 13 BetrKV und der Mietvertrag

Nach § 2 Nr. 13 BetrKV zählen zu den Betriebskosten die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung. Genannt werden insbesondere Gebäudeversicherung gegen Feuer, Sturm, Wasser und sonstige Elementarschäden, Glasversicherung sowie Haftpflichtversicherung für Gebäude, Öltank und Aufzug.

Die Verordnung allein reicht aber nicht. Ob Versicherungskosten tatsächlich umgelegt werden dürfen, hängt vom Mietvertrag ab. Ein wirksamer Verweis auf die Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung genügt in vielen Fällen; Altverträge und Sondervereinbarungen sollten geprüft werden.

Außerdem muss die Position in der Betriebskostenabrechnung nachvollziehbar bleiben. Mieter müssen erkennen können, welche Kostenart angesetzt wurde, welcher Abrechnungszeitraum betroffen ist und nach welchem Schlüssel verteilt wird.

Diese Versicherungen sind umlagefähig - und diese nicht

Welche Kostenart steckt hinter der Rechnungsposition? Die Übersicht trennt Gebäudebezug und persönliche Vermieterinteressen; die mietvertragliche Grundlage bleibt mitzuprüfen.

Bei einer Kombipolice folgt daraus die Frage nach den einzelnen Beitragsanteilen. Besonders beim Mietausfall ist die genaue Einbindung des Bausteins entscheidend.

Der Sonderfall Mietausfall

Mietausfall muss sauber unterschieden werden. Ist ein Mietverlust nach einem versicherten Gebäudeschaden Bestandteil der verbundenen Wohngebäudeversicherung, kann dieser Baustein anders zu behandeln sein als eine separate Mietausfall- oder Mietnomadenversicherung.

Dass Mieter die Gebäudeversicherungsprämie wirtschaftlich über Betriebskosten mittragen können, spielt auch beim Regressverzicht des Gebäudeversicherers nach einfach fahrlässig verursachten Wasserschäden eine Rolle. Die Zuständigkeiten erklärt der Wasserschaden-Ratgeber.

Vereinfachter Musterfall

Beispiel: Kombipolice mit mehreren Bausteinen

Ein Vermieter erhält eine Jahresrechnung über eine verbundene Gebäudeversicherung. Enthalten sind Wohngebäude, Elementar, Glas, Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht, Vermieterrechtsschutz und eine separate Mietausfallkomponente.

Für die Betriebskostenabrechnung darf diese Rechnung nicht ungeprüft als ein Gesamtbetrag angesetzt werden. Die gebäudebezogenen Sach- und Haftpflichtanteile können umlagefähig sein, während Rechtsschutz und separate Ertragsrisiken herausgerechnet werden müssen.

Der Musterfall zeigt, warum nicht der Versicherungsname entscheidet, sondern der konkrete Baustein, sein Gebäudebezug und die mietvertragliche Grundlage.

Kombinierte Policen und gemischte Nutzung

Bündelt eine Police umlagefähige und nicht umlagefähige Bausteine, dürfen nur die umlagefähigen Anteile in die Abrechnung. Dafür braucht es eine nachvollziehbare Aufschlüsselung.

Bei gemischt genutzten Gebäuden kann ein Vorwegabzug gewerblicher Kostenanteile erforderlich sein, wenn Gewerbeeinheiten erhebliche Mehrkosten verursachen. Eine pauschale Pflicht wird hier bewusst nicht behauptet.

Schritt für Schritt vor der Abrechnung

• 01Mietvertrag und Betriebskostenvereinbarung prüfen.
• 02Versicherungsschein und Beitragsrechnung nach Bausteinen trennen.
• 03Umlagefähige Sach- und Haftpflichtanteile von persönlichen Vermieterinteressen abgrenzen.
• 04Verteilerschlüssel prüfen, insbesondere bei Wohnfläche, Einheiten oder gemischter Nutzung.
• 05Kombipolicen dokumentieren und Aufschlüsselung aufbewahren.
• 06Bei deutlichen Prämiensteigerungen Beitrag und Leistung zusätzlich prüfen, bevor nur die Mehrkosten weitergereicht werden.

Umlagefähig ist nicht dasselbe wie steuerlich absetzbar

Umlagefähigkeit ist Mietrecht: Darf die Position an Mieter weitergegeben werden? Steuerliche Absetzbarkeit ist eine andere Frage. Prämien vermieteter Objekte können steuerlich anders behandelt werden, auch wenn sie nicht umlagefähig sind.

Dieser Abschnitt ersetzt keine Steuerberatung und vertieft bewusst keine Versicherungssteuer-Themen.

Typische Fehler

• 01Versicherungskosten ohne Betriebskostenvereinbarung ansetzen.
• 02Rechtsschutz oder separate Mietausfallpolicen in die Abrechnung aufnehmen.
• 03Kombinierte Policen ohne Aufschlüsselung vollständig umlegen.
• 04Gemischt genutzte Gebäude nicht gesondert prüfen.
• 05Die Abrechnungsfrist versäumen.

Wann ist eine individuelle Prüfung sinnvoll?

Eine individuelle Prüfung ist sinnvoll, wenn eine Police mehrere Bausteine bündelt, Gewerbeanteile im Gebäude vorhanden sind, der Mietvertrag alt oder unklar formuliert ist oder die Versicherungsprämie stark gestiegen ist.

Auch bei Mietausfall, Rechtsschutz, Photovoltaik, Öltank, Aufzug oder besonderen Haftpflichtbausteinen sollte die Abrechnung nicht allein aus der Rechnungsüberschrift abgeleitet werden.

Welche Versicherungen gehören in die Nebenkostenabrechnung?

§ 2 Nummer 13 BetrKV nennt die Sach- und Haftpflichtversicherung: darunter die Versicherung des Gebäudes gegen Feuer, Sturm, Wasser und sonstige Elementarschäden, die Glasversicherung sowie die Haftpflicht für Gebäude, Öltank und Aufzug. Ob der Mieter Betriebskosten trägt, setzt daneben eine entsprechende Vereinbarung nach § 556 BGB voraus. Die Liste ersetzt also nicht den Blick in den Mietvertrag.

Bei der häufigen Frage „Haftpflichtversicherung in der Nebenkostenabrechnung unzulässig?“ kommt es auf das versicherte Risiko an. Eine auf das Gebäude bezogene Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht kann unter Nummer 13 fallen. Die persönliche Privathaftpflicht oder Rechtsschutzversicherung des Vermieters gehört dagegen nicht als solche in diese Position. Der Name des Versicherungspakets genügt nicht, um alle darin enthaltenen Beiträge zuzuordnen.

Betriebskostenabrechnung und Nebenkostenabrechnung bezeichnen hier denselben Abrechnungsschritt über vereinbarte Betriebskostenvorauszahlungen. Stellen Sie die versicherten Risiken nachvollziehbar dar und trennen Sie Bestandteile, die nicht unter die umlagefähige Position fallen. Die Rechnung des Versicherers, der Vertragsumfang und die Mietvertragsklausel sollten sich in der Prüfung aufeinander beziehen lassen.

Wie viel muss ein Mieter zahlen und welcher Schlüssel gilt?

Ein fester Eurobetrag pro Wohnung lässt sich aus dem Gesetz nicht nennen. Zunächst wird der umlagefähige Anteil des Beitrags ermittelt, anschließend der passende Verteilerschlüssel angewendet. § 556a BGB sieht vorbehaltlich anderer Vorschriften und abweichender Vereinbarungen grundsätzlich den Anteil der Wohnfläche vor. Für erfassten Verbrauch oder erfasste Verursachung enthält die Vorschrift eine gesonderte Regelung. Bei vermietetem Wohnungseigentum sieht Absatz 3 ohne abweichende Vereinbarung grundsätzlich den Maßstab zwischen den Wohnungseigentümern vor; widerspricht dieser billigem Ermessen, gilt Absatz 1.

Für eine nachvollziehbare Prüfung notieren Sie den Gesamtbetrag der Kostenposition, den davon angesetzten umlagefähigen Betrag, die zugrunde gelegte Gesamtfläche und die Fläche der Wohnung beziehungsweise den vereinbarten Schlüssel. Der Mieteranteil muss sich aus diesen Angaben nachvollziehen lassen. Eine bloße Aufteilung des Gesamtbeitrags durch die Zahl der Mietparteien ist noch kein Nachweis für den richtigen Schlüssel.

Besonders bei einem Paketvertrag hilft eine Aufschlüsselung vor der Verteilung. Erst wird die Kostenart geklärt, dann der Anteil zugeordnet. Ein passender Flächenschlüssel macht eine nicht umlagefähige Versicherungsleistung nicht umlagefähig. Umgekehrt sagt die grundsätzliche Nennung einer Gebäudeversicherung in der BetrKV noch nichts über den Betrag für eine einzelne Wohnung aus.

Abrechnungsfrist, Einwendungen und Belegeinsicht

Nach § 556 Absatz 3 BGB ist über Vorauszahlungen jährlich abzurechnen; der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit ist zu beachten. Die Abrechnung muss spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Danach ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

Für Mieter läuft eine eigene Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung sind spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitzuteilen. Auch hier enthält das Gesetz eine Ausnahme, wenn der Mieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Ende des Abrechnungszeitraums und Zugang der Abrechnung sind deshalb unterschiedliche Ausgangspunkte.

§ 556 Absatz 4 BGB gewährt auf Verlangen Einsicht in die zugrunde liegenden Belege; der Vermieter darf diese elektronisch bereitstellen. Für die Versicherungsposition können Beitrag und versicherte Bestandteile so mit der Abrechnung abgeglichen werden. Eine verständliche Aufschlüsselung erleichtert diese Prüfung, ohne die gesetzlichen Fristen zu ersetzen.

Grundsteuer ist eine andere Kostenart

Die oft zusammen gesuchte Grundsteuer ist keine Versicherungsprämie. § 2 Nummer 1 BetrKV nennt sie als laufende öffentliche Last des Grundstücks. In der Abrechnung gehört sie damit in einen anderen Prüfbereich als die Sach- und Haftpflichtversicherung nach Nummer 13. Die Frage nach einem Versicherungseinschluss beantwortet keine Frage zur Grundsteuer.

Kurz zusammengefasst

Für die Umlage zählen Gebäudebezug, mietvertragliche Grundlage und nachvollziehbare Verteilung. Die Kombipolice wird deshalb nach ihren Bausteinen aufgeschlüsselt; steuerliche Absetzbarkeit bleibt eine andere Frage.

Wenn Sie die Bausteine Ihrer Police vor der Abrechnung einordnen möchten, können Sie ein unverbindliches Erstgespräch anfragen.